¿En qué consiste la nueva obligación? La empresa informará por escrito a la persona trabajadora de los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de ejecución del trabajo. La obligación se cumple si toda la información aparece en el contrato entregado a la persona trabajadora. Si el contrato solo la contiene parcialmente, deberá completarse mediante anexos.
¿Cuándo y cómo debe entregarse la información? Se entregará, en papel o formato electrónico, antes del inicio de la relación laboral para nuevas contrataciones. La empresa debe conservar prueba de la transmisión o recepción de la persona trabajadora. Para personas con discapacidad o capacidad intelectual límite deberá ser accesible y comprensible.
Elementos esenciales a indicar en el contrato:
- Identidad de las partes, fecha de inicio, duración y centro de trabajo.
- Puesto, funciones, categoría o grupo profesional.
- Salario base, complementos, forma de pago y cálculo de variables o incentivos.
- Jornada diaria, semanal y anual, horario, turnos, horas extraordinarias y vacaciones.
- Periodo de prueba, formación proporcionada por la empresa y procedimiento de extinción.
- Convenio colectivo, código, publicación, vigencia y situación de ultraactividad.
- Mutua colaboradora, mejoras voluntarias y planes o fondos de pensiones.
- Plan de igualdad, política de conciliación, protocolo de acoso y medidas LGTBI existentes.
– ¿Qué debe indicarse en los contratos temporales y fijos discontinuos? Deberá identificarse de forma precisa la causa habilitante que la justifiquen, o circunstancias de la producción o sustitución de una persona trabajadora, y la conexión con la duración prevista. En los contratos fijos discontinuos deberán indicarse los periodos de actividad e inactividad o su estimación, sin perjuicio de su concreción en el llamamiento.
– Para contratos con desplazamientos al extranjero y la prestación supere cuatro semanas consecutivas, antes de la salida deberá informarse sobre el país de destino, duración, moneda de pago, retribuciones, dietas, gastos y repatriación. En desplazamientos a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo se añadirá la retribución exigible en el país de acogida, el reembolso de gastos y el enlace al portal oficial correspondiente.
– ¿Qué información se exige sobre jornada y distribución irregular? Deberá detallarse la duración y distribución de la jornada, el trabajo nocturno o a turnos y el procedimiento aplicable a los cambios. Cuando exista distribución irregular deberán indicarse el sistema utilizado, los días y horas de referencia y los periodos mínimos de preaviso para iniciar o cancelar la tarea.
En el caso de utilizar sistemas automatizados o algorítmicos para calcular o apoyar decisiones sobre el salario, jornada, tareas, productividad, promoción, lugar de trabajo o extinción, se debe informar al trabajador sobre su existencia y sobre sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento. No toda herramienta informática queda incluida: debe analizarse si interviene realmente en una decisión laboral.
En contratos vigentes, no existe la obligación de entregar automáticamente un nuevo documento, si se elaborará anexo de los elementos esenciales que falten. Si una persona trabajadora solicita la información que no obra ya en su poder, la empresa debe facilitársela en un plazo máximo de 30 días hábiles desde la recepción de la solicitud. Los cambios o modificaciones de la información comunicada, deberán notificarse por escrito lo antes posible y, como máximo, el día en que comience a aplicarse. Esta comunicación no sustituye los procedimientos legales exigibles para una modificación sustancial, movilidad funcional o geográfica u otras decisiones empresariales.
La norma exige implantar un sistema continuo de transparencia en la información, actualización y acreditación documental. Por lo que la empresa debe:
- Revisar los modelos de contrato y preparar un anexo informativo complementario.
- Adaptar los documentos de contratos temporales, fijos discontinuos, trabajo a distancia, turnos, distribución irregular y retribución variable.
- Identificar los programas utilizados para asignar tareas, elaborar turnos, medir productividad o evaluar a la plantilla.
- Actualizar los datos del convenio, la mutua, el plan de igualdad, el protocolo de acoso, las medidas LGTBI y los sistemas de previsión social.
- Establecer un procedimiento para comunicar cualquier modificación antes o el mismo día en que produzca efectos.
- Registrar las solicitudes formuladas por personas con contratos vigentes y controlar el plazo de 30 días hábiles.
- Conservar justificante de la entrega y recepción de toda la documentación.
El incumplimiento de no informar por escrito en los términos y plazos reglamentarios, constituye una infracción conforme al artículo 6.4 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social La falta de documentación también puede perjudicar la posición probatoria de la empresa en reclamaciones sobre salario, jornada, funciones, temporalidad o modificaciones contractuales.
